Si presenta el Anexo C, clasificar correctamente los gastos facilita la preparación de su declaración y la explicación de sus registros.

Esta guía sigue el Anexo C de 2025, la versión utilizada para las declaraciones federales de impuestos sobre los ingresos de 2025 presentadas durante la temporada de declaración de 2026. Use siempre el formulario y las instrucciones del IRS correspondientes al año tributario que declara, ya que las líneas y las reglas pueden cambiar.

La regla básica

Por lo general, un gasto de negocio debe ser ordinario y necesario. El IRS describe un gasto ordinario como aquel que es común y aceptado en su sector. Un gasto necesario es útil y apropiado para su negocio; no tiene que ser indispensable.

Deduzca únicamente la parte comercial de un gasto que tenga uso personal y comercial.

Parte II: Categorías de gastos

Línea 8 — Publicidad

Costos para promover su negocio, como anuncios en línea, publicidad impresa y tarjetas de presentación. El alojamiento de un sitio web utilizado para un negocio suele incluirse aquí o en otra categoría razonable, según las circunstancias. Use un método uniforme.

Línea 9 — Gastos de automóviles y camiones

El costo permitido del uso comercial de un vehículo. Según sus circunstancias y elegibilidad, puede usar la tarifa estándar por milla o los gastos reales. Mantenga un registro de millas y los documentos exigidos para el método que reclame. Por lo general, los traslados entre su hogar y su lugar de trabajo no son deducibles.

Línea 10 — Comisiones y cargos

Comisiones y cargos pagados en relación con su negocio, como determinadas comisiones de venta y cargos por referidos. No use esta línea para mano de obra contratada que corresponda a la Línea 11.

Línea 11 — Mano de obra contratada

Cantidades pagadas a personas que no son empleados por servicios prestados a su negocio. No incluya salarios de empleados ni pagos deducidos en otra sección.

Las reglas sobre declaraciones informativas pueden cambiar. Para los pagos realizados en 2026, el umbral general de declaración del Formulario 1099-NEC aumentó a $2,000, frente al umbral de $600 que se aplicaba a los pagos realizados en 2025. Consulte las instrucciones para el año del pago y revise las excepciones correspondientes.

Línea 12 — Agotamiento

El agotamiento se aplica a ciertos recursos naturales, como propiedades minerales o madera. Muchas pequeñas empresas dejan esta línea en blanco.

Línea 13 — Depreciación y deducción de gastos conforme a la Sección 179

La recuperación permitida del costo de bienes comerciales, como equipos, muebles y computadoras. Según el activo y su situación, pueden corresponder la depreciación, la depreciación adicional o una deducción conforme a la Sección 179. Es posible que deba presentar el Formulario 4562.

Las reparaciones son distintas de las compras o mejoras que deben capitalizarse.

Línea 14 — Programas de beneficios para empleados

Contribuciones deducibles a programas de beneficios para empleados que no se declaren en otra sección, como ciertos planes de accidentes y salud. No ingrese aquí su propia deducción de seguro médico para trabajadores por cuenta propia.

Línea 15 — Seguros (excepto de salud)

Primas de seguros de negocio, como cobertura de responsabilidad civil, negligencia profesional o bienes comerciales. No incluya cantidades ya reclamadas mediante una deducción de vehículo o un cálculo de oficina en el hogar.

Líneas 16a y 16b — Intereses

  • Línea 16a: intereses hipotecarios pagados a bancos u otras instituciones financieras por bienes inmuebles comerciales que no sean su vivienda principal.
  • Línea 16b: otros intereses comerciales.

Distribuya los intereses cuando la deuda tenga usos comerciales y personales. Pueden aplicarse limitaciones adicionales.

Línea 17 — Servicios legales y profesionales

Honorarios por servicios directamente relacionados con su negocio, como servicios contables y legales. Solo la parte comercial de los honorarios por preparación de impuestos corresponde a esta línea.

Línea 18 — Gastos de oficina

Artículos de oficina y franqueo. Algunas empresas también usan esta línea para costos de oficina estrechamente relacionados. Aplique una clasificación razonable y uniforme, y no deduzca el mismo gasto dos veces.

Línea 19 — Planes de pensión y participación en las ganancias

Contribuciones deducibles para empleados. No incluya en esta línea sus propias contribuciones como trabajador por cuenta propia.

Líneas 20a y 20b — Alquiler o arrendamiento

  • Línea 20a: la parte comercial de los pagos de alquiler o arrendamiento de vehículos, maquinaria y equipos.
  • Línea 20b: pagos de alquiler o arrendamiento de otros bienes comerciales, como espacio de oficina.

Pueden aplicarse reglas especiales a los vehículos arrendados.

Línea 21 — Reparaciones y mantenimiento

Reparaciones menores y mantenimiento que no aumenten el valor de los bienes ni prolonguen considerablemente su vida útil. Es posible que las cantidades pagadas para restaurar, reemplazar o mejorar bienes deban capitalizarse en su lugar.

Línea 22 — Suministros

Materiales y suministros utilizados o consumidos en su negocio. El inventario y los materiales incluidos en el costo de los bienes vendidos corresponden a la Parte III.

Línea 23 — Impuestos y licencias

Determinados impuestos y cargos de licencias relacionados con su negocio, entre ellos:

  • Impuestos estatales y locales sobre las ventas que se le impongan como vendedor, si los incluyó en los ingresos brutos
  • Impuestos sobre bienes inmuebles y bienes personales correspondientes a activos comerciales
  • Licencias y cargos regulatorios
  • La parte del empleador de los impuestos del Seguro Social y Medicare que paga por sus empleados
  • El impuesto federal de desempleo y ciertos impuestos federales por el uso de carreteras

No ingrese el impuesto federal sobre los ingresos, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, el impuesto sobre herencias o donaciones ni los impuestos cobrados por mejoras.

Línea 24a — Viajes

Gastos de viajes de negocio mientras se encuentra fuera de su domicilio tributario, como transporte y alojamiento. Mantenga registros que demuestren la fecha, el lugar y el propósito comercial.

Línea 24b — Comidas deducibles

Ingrese sus gastos deducibles de comidas de negocio. En la mayoría de los casos, la deducción es el 50 % de la cantidad que califica. El IRS establece condiciones: por ejemplo, el gasto debe ser ordinario y necesario, no suntuoso ni extravagante, y usted o su empleado deben estar presentes.

Por lo general, los gastos de entretenimiento no corresponden a esta línea.

Línea 25 — Servicios públicos

Servicios públicos del negocio, como electricidad y servicio telefónico. El costo de la primera línea telefónica de su vivienda no es deducible, incluso si la usa para el negocio. Deduzca únicamente la parte comercial de los servicios de uso mixto.

Los servicios públicos de la vivienda reclamados mediante un cálculo de oficina en el hogar no deben deducirse también aquí.

Línea 26 — Salarios

Salarios pagados a empleados, reducidos por los créditos laborales correspondientes. No incluya sus propios retiros ni pagos a contratistas independientes.

Línea 27a — Deducción por edificios comerciales con eficiencia energética

En el formulario vigente, la Línea 27a es específicamente para la deducción por edificios comerciales con eficiencia energética. No es la línea general para otros gastos.

Línea 27b — Otros gastos

Gastos de negocio ordinarios y necesarios que no correspondan a otra línea. Desglóselos en la Parte V y luego transfiera el total de la Línea 48 a la Línea 27b.

Los ejemplos pueden incluir cargos bancarios, cargos por procesamiento de pagos, cuotas empresariales y otros costos que no correspondan claramente a una categoría específica.

Costos importantes fuera de la Parte II

  • Costo de los bienes vendidos: calcúlelo en la Parte III si su negocio compra o produce mercancías.
  • Uso comercial de su vivienda: ingrese la cantidad permitida en la Línea 30. Use el Formulario 8829 para el método de gastos reales o la hoja de trabajo de las instrucciones del Anexo C para el método simplificado.
  • Seguro médico para trabajadores por cuenta propia: cuando sea elegible, reclámelo en el Anexo 1 en lugar del Anexo C.
  • Ciertas contribuciones para la jubilación de trabajadores por cuenta propia: por lo general, se declaran fuera del Anexo C.

Errores comunes de clasificación

  1. Mezclar costos personales y comerciales sin distribuir la parte comercial.
  2. Deducir el mismo gasto dos veces.
  3. Tratar una mejora o la compra de un activo como una reparación rutinaria.
  4. Incluir costos de inventario en suministros en lugar del costo de los bienes vendidos.
  5. Ingresar otros gastos en la Línea 27a en lugar de la Línea 27b vigente.
  6. Depender únicamente de un estado de cuenta bancario cuando se necesitan registros adicionales para demostrar el propósito comercial.

Cree un sistema sustentable

La mejor categoría es la que coincide con el formulario del IRS, se ajusta a las circunstancias y está respaldada por sus registros. Simple-C ayuda a organizar las transacciones en categorías del Anexo C para que pueda revisar sus totales durante todo el año y preparar un desglose claro al momento de presentar la declaración.

Este artículo proporciona información general, no asesoría tributaria. Analiza el Anexo C de 2025 utilizado para las declaraciones presentadas durante la temporada de declaración de 2026. Revise las instrucciones para su año tributario y consulte a un profesional de impuestos calificado sobre las clasificaciones que no sean claras.

Fuentes