El 3 de septiembre de 2026, el IRS emitió el IR-2026-104, en el que recordó a las personas, empresas y profesionales de impuestos que deben proteger sus registros tributarios y financieros importantes antes de que ocurra un desastre.
Pasos que recomienda el IRS
El IRS indica que los desastres pueden dañar los registros necesarios para las declaraciones de impuestos, las reclamaciones de seguros y la asistencia federal. Sus recomendaciones de preparación incluyen:
- Guardar las declaraciones de impuestos, pólizas de seguro, títulos de propiedad y otros documentos importantes en recipientes impermeables y resistentes al fuego
- Escanear los registros en papel y conservar copias electrónicas debidamente protegidas en un dispositivo o en almacenamiento en la nube
- Fotografiar o grabar las viviendas, los bienes de la empresa, los vehículos, los equipos y otros bienes de valor
- Revisar y actualizar los planes de emergencia cada año
- Saber cómo acceder a los registros y las transcripciones tributarias disponibles a través de IRS.gov
El IRS remite a las empresas a la Publicación 584-B, un cuaderno de trabajo para registrar equipos empresariales y otros bienes. Crear un inventario antes de una pérdida puede facilitar la identificación de los bienes dañados y la recopilación posterior de la documentación de respaldo.
Prepare el acceso a la nómina y a los pagos
Según el comunicado, las empresas que utilizan un proveedor de servicios de nómina deben preguntar si el proveedor cuenta con una fianza fiduciaria. Las empresas elegibles también pueden revisar el acceso a la Cuenta de Impuestos para Negocios, mientras que los usuarios inscritos en el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales pueden seguir utilizando EFTPS para hacer pagos de impuestos federales.
La disponibilidad depende del contribuyente, la entidad y el servicio. Estas herramientas en línea complementan, en lugar de sustituir, los registros y el plan de contingencia propios de una empresa.
La ayuda por desastre depende del anuncio
Cuando el IRS concede ayuda tributaria por desastre, algunos plazos de presentación y pago dentro de un período de aplazamiento establecido pueden postergarse. El área cubierta, los contribuyentes elegibles, los plazos, las declaraciones, los pagos y otras medidas varían según el desastre, por lo que los contribuyentes deben leer el anuncio correspondiente a su ubicación y circunstancias específicas.
La ayuda suele ser automática cuando el domicilio registrado ante el IRS se encuentra en un área de desastre cubierta. Los contribuyentes que están fuera del área, pero cuyos registros necesarios para cumplir con un plazo se encuentran allí, podrían tener que llamar a la Línea Directa de Servicios Especiales del IRS al 866-562-5227 para solicitar ayuda.
Las pérdidas por desastre no aseguradas o no reembolsadas pueden recibir tratamiento tributario federal solo cuando se cumplen los requisitos legales aplicables. La Publicación 547 del IRS explica las reglas sobre pérdidas por hechos fortuitos y desastres; los contribuyentes no deben suponer que toda pérdida es deducible.
Por qué es importante para quienes presentan el Anexo C
Quien presenta el Anexo C puede depender de facturas, recibos, registros de millaje, estados de cuenta bancarios, registros de activos y comprobantes de uso comercial para preparar una declaración y justificar los montos declarados. Las copias de respaldo y un inventario actualizado de los bienes pueden reducir el riesgo de que una falla de un dispositivo local o una pérdida física deje a la empresa sin registros utilizables.
Simple-C ayuda a quienes presentan el Anexo C a mantener organizados sus registros de ingresos y gastos, mientras que mantener copias de respaldo separadas y seguras de los documentos justificativos sigue siendo una parte importante de la planificación para desastres.
Este artículo brinda información general, no asesoría tributaria. La ayuda por desastre y las reglas sobre pérdidas dependen de los hechos y de la legislación vigente. Confirme los detalles aplicables en IRS.gov.